تهدف إدارة الوثائق في نظام الجودة إلى ضمان أن جميع العاملين لديهم دائماً الوصول إلى المعلومات الصحيحة والمحدثة التي يحتاجونها لأداء مهامهم بفعالية، مع منع استخدام الوثائق القديمة أو غير الصالحة.
ما المقصود بإدارة الوثائق في نظام الجودة؟
إدارة الوثائق في نظام الجودة تعني النظام المنهجي والمنظم لإنشاء، الموافقة، التوزيع، المراجعة، التعديل، الحفظ، والتخلص من الوثائق والمعلومات التي تؤثر على جودة المنتجات أو الخدمات أو العمليات داخل المنظمة.
ولا تقتصر الوثائق على الأوراق المطبوعة بل تشمل أيضاً الملفات الإلكترونية، الرسوم البيانية، التعليمات، النماذج، السجلات وغيرها من أشكال المعلومات.
دور إدارة الوثائق في تحقيق متطلبات معايير الجودة مثل (ISO9001)
تعد إدارة الوثائق الفعالة ركيزة أساسية لتحقيق متطلبات معايير الجودة مثل معيار (ISO9001) لنظام إدارة الجودة، وهي بمثابة أداة حيوية لضمان فعالية وكفاءة نظام الجودة بأكمله.
ويعتبر معيار (ISO9001) من المعايير التي تركز بشكل كبير على المعلومات الموثقة، وهو مصطلح يشمل كلا من الوثائق والسجلات، كما يلعب نظام إدارة الوثائق دوراً مهماً في تلبية العديد من متطلبات (ISO9001)، مثل:
- تلبية متطلبات البند 4.4 (نظام إدارة الجودة وعملياته).
- تلبية المتطلبات المحددة في البند 7.5 (المعلومات الموثقة).
- دعم البند 9.1 (الرصد والقياس والتحليل والتقييم).
- دعم البند 10.2 (حالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية).
- تسهيل عمليات التدقيق (البند 9.2- التدقيق الداخلي).
ويتمثل دور إدارة الوثائق في تحقيق متطلبات (ISO9001):
- دعم العمليات وفعاليتها.
- إنشاء وتحديث الوثائق.
- التحكم في المعلومات الموثقة.
- دليل على المطابقة.
- تحديد الأهداف والسياسة.
- المراجعات الداخلية والإدارة.
- إدارة حالات عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية.
قد يهمك الإطلاع على: شهادة الأيزو
فوائد تنظيم الوثائق داخل أنظمة إدارة الجودة
تشمل أبرز فوائد تنظيم الوثائق داخل أنظمة إدارة الجودة:
- زيادة الكفاءة والإنتاجية من خلال سهولة الوصول للمعلومات، وتبسيط العمليات.
- ضمان الاتساق وتوحيد الممارسات وتقليل التباين.
- تحسين الامتثال والجاهزية للتدقيق من خلال الامتثال للمتطلبات التنظيمية والمعيارية، وتقليل مخاطر عدم المطابقة.
- تعزيز إدارة المخاطر وتقليل الأخطاء من خلال دقة المعلومات، والشفافية وتحسين التتبع.
- دعم نقل المعرفة والتعلم المؤسسي من خلال تسهيل التدريب والحفاظ على المعرفة المؤسسية.
- خفض التكاليف وتحسين التواصل ودعم اتخاذ القرار.
مكونات نظام إدارة الوثائق في الجودة
يمكن تقسيم مكونات نظام إدارة الوثائق إلى عناصر رئيسية تتعلق بالعمليات التكنولوجية والأفراد، مثل:
- السياسات والإجراءات الموثقة.
- إجراءات ضبط الوثائق مثل إنشاء الوثائق، المراجعة والاعتماد، التوزيع الوصول، التعديل والمراجعة، إلغاء الوثائق القديمة أو غير الصالحة، الاحتفاظ بالسجلات، والتعامل مع الوثائق الخارجية.
- الهيكل التنظيمي والمسؤوليات.
- نظام التخزين والأرشفة.
- الأدوات والتقنيات.
- التدريب والتوعية.
العلاقة بين إدارة الوثائق والتحسين المستمر
تعد إدارة الوثائق والتحسين المستمر وجهين لعملة واحدة في أي نظام جودة فعال، فهما يدعمان بعضهما البعض بشكل أساسي لتحقيق الأداء الأمثل والتطوير المستدام للمنظمة.
التحسين المستمر
التحسين المستمر هو عملية منهجية ومستمرة لتحديد ومواجهة التحديات في العمليات والمنتجات والخدمات، بهدف تحقيق مستويات أعلى من الكفاءة، الفعالية، والجودة، وغالباً ما يشار إليه بدورة (PDCA) والتي توضح كيفية تحقيق هذا التحسين:
- خطط (Plan): تحديد المشكلة، تحليل الأسباب الجذرية، وضع خطة التحسين.
- نفذ (Do): تنفيذ الخطة على نطاق صغير أو تجريبي.
- افحص (Check): مراقبة النتائج وتقييم فعالية التغييرات.
- صحح (Act): توحيد التغييرات الناجحة وتطبيقها على نطاق أوسع، أو مراجعة الخطة والبدء من جديد.
دور إدارة الوثائق في دعم التحسين المستمر
تلعب إدارة الوثائق دوراً حاسماً في كل مرحلة من مراحل دورة التحسين المستمر:
مرحلة التخطيط
- توثيق الوضع الحالي.
- تحديد الأهداف والخطط.
- تحليل البيانات.
مرحلة التنفيذ
- توثيق التغييرات الجديدة.
- التدريب على الإجراءات الجديدة.
مرحلة الفحص
- مراقبة الأداء.
- توثيق الملاحظات والنتائج.
- سجلات حالات عدم المطابقة.
مرحلة التصحيح
- توحيد التحسينات.
- نشر أفضل الممارسات.
- إغلاق دورة التحسين.
قد يهمك التالي:
شهادة المطابقة السعودية SASO CoC
الأسئلة الشائعة
ما هو دور التوثيق في نظام إدارة الجودة؟
يلعب التوثيق دورًا محوريًا في بناء وتشغيل نظام إدارة الجودة بشكل فعّال، حيث يُعتبر أداة أساسية لدعم النظام والحفاظ عليه وتطويره باستمرار. فهو يُسهم في تحديد العمليات بوضوح، ويُسهل نقل المعرفة والتدريب بين الموظفين، كما يساعد في تحديد المسؤوليات والصلاحيات لكل فرد داخل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يُعد التوثيق مرجعًا يُعتمد عليه في المحاسبة ومتابعة الأداء، ويُوفر دليلًا ملموسًا على مدى مطابقة النظام لمتطلبات الجودة. كما يُساهم في دعم جهود التحسين المستمر، ويُلبّي المتطلبات التنظيمية والمعايير المعتمدة للجودة.
لماذا تعد وثائق نظام إدارة الجودة مهمة؟
تُعد وثائق نظام إدارة الجودة ضرورية لأنها تُشكّل أساسًا لتحقيق الاتساق والتوحيد في العمل، مما يضمن تنفيذ العمليات بنفس الطريقة في جميع الأوقات. كما تساهم هذه الوثائق في ضمان الامتثال للمواصفات والمعايير المعتمدة سواء كانت داخلية أو خارجية. وهي ضرورية لتسهيل عمليات التدقيق والتقييم من خلال توفير دليل واضح على كيفية سير العمل. علاوة على ذلك، تُساعد الوثائق في تقليل المخاطر المحتملة، وتحسين عملية التواصل بين فرق العمل، وحفظ المعرفة المؤسسية من الضياع مع تغيّر الموظفين. كما تُعزز من قدرة الإدارة على اتخاذ قرارات مستنيرة مبنية على بيانات موثقة ومعلومات دقيقة.
ما هي أهمية إدارة الجودة؟
تكمن أهمية إدارة الجودة في دورها الحيوي بتحقيق رضا العملاء وولائهم، وهو ما ينعكس بشكل مباشر على استدامة الأعمال ونجاحها. كما تُساهم في تعزيز سمعة المؤسسة ومنحها ميزة تنافسية في السوق من خلال تقديم منتجات أو خدمات ذات جودة عالية. تساعد إدارة الجودة أيضًا في خفض التكاليف من خلال تقليل الأخطاء والهدر، مما يؤدي إلى زيادة الربحية. وهي ضرورية لضمان الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية، ما يحمي المؤسسة من المخاطر والعقوبات. كذلك، تُعزز من مشاركة الموظفين ورفع مستوى رضاهم، من خلال بيئة عمل واضحة ومنظمة. وأخيرًا، تدعم إدارة الجودة مبدأ التحسين المستمر والابتكار، وتُعتبر أداة فعالة في إدارة المخاطر.